Een procesdiagram is nog geen werkend proces
Een procesdiagram is nog geen werkend proces
Je kent het wel. Er is een sessie geweest, post-its geplakt, een mooie flow getekend in Visio of op het whiteboard. Iedereen knikt. En dan? Dan moet iemand dat diagram omzetten naar iets wat écht werkt. En daar gaat het vaak mis.
Want een diagram beschrijft hoe een proces zou moeten verlopen. Maar wie pakt een taak op? Wat gebeurt er als een aanvraag wordt afgewezen? Welke stap volgt als een document ontbreekt? Dat soort vragen beantwoordt een tekening niet. Dat lost CMAI op.
Van tekening naar uitvoerbare logica
In de CMAI Designer bouw je een proces op uit stages, actions, outcomes en routing. Dat klinkt technisch, maar het idee is eenvoudig: je vertaalt de stappen die je al kent naar logica die het systeem begrijpt en uitvoert.
Een stage is een fase in je proces, bijvoorbeeld ‘Intake’, ‘Beoordeling’ of ‘Besluitvorming’. Binnen elke stage definieer je actions: de taken die uitgevoerd moeten worden. Je legt vast wie verantwoordelijk is, wat er nodig is om verder te gaan en welke uitkomsten mogelijk zijn.
Die uitkomsten, de outcomes, bepalen wat er daarna gebeurt. Goedgekeurd? Dan gaat de case door naar de volgende fase. Afgewezen? Dan start een andere route. Onvolledig? Dan gaat er een taak terug naar de aanvrager. De routing regelt die vertakkingen, automatisch en zonder handmatig doorsturen.
Waarom dit verder gaat dan een diagram
Een procesdiagram laat zien wat de bedoeling is. De CMAI Designer legt vast wat er daadwerkelijk moet gebeuren, door wie, onder welke voorwaarden en met welk resultaat.
Dat verschil is groot in de praktijk. Zonder die logica blijft een proces afhankelijk van mensen die weten hoe het hoort. Met die logica werkt het ook als iemand nieuw is, ziek is of gewoon even niet weet wat de volgende stap is. Het systeem weet het.
Bovendien sluit alles aan op de Microsoft-omgeving die je al gebruikt. Cases verschijnen in Teams, taken landen bij de juiste persoon in Outlook en documenten staan op de vertrouwde plek in SharePoint. Er komt geen nieuw systeem bij, je brengt de logica naar de plek waar mensen al werken.
Wat je wint als het proces écht staat
Als de proceslogica eenmaal gebouwd is in CMAI, houd je grip zonder constant bij te sturen. Je ziet waar cases staan, welke taken open liggen en waar iets vastloopt. Statusupdates gaan automatisch. Taakverdeling ook.
Dat is het verschil tussen een proces dat op papier klopt en een proces dat in de praktijk werkt.
Klaar om je proces te laten werken?
Wil je zien hoe je een bestaand procesdiagram vertaalt naar werkende logica in CMAI? Vraag een demo aan of neem contact op. We kijken graag mee naar jouw situatie.
Werkt CMAI ook zonder Microsoft?
Nee. CMAI is een Microsoft Power App (Model Driven) en ontworpen om optimaal te functioneren binnen het Microsoft-ecosysteem. Het maakt gebruik van Microsoft-technologieën zoals Azure en integraties met Office 365 en Dynamics, waardoor een veilige, efficiënte en volledig geïntegreerde workflows gegarandeerd zijn.
Welke licenties heb ik allemaal nodig?
Per gebruiker heb je in ieder geval de CMAI licentie nodig. Gebruik je CMAI Basic, dan heb je een Power App Per User Plan of een Power App Premium licentie nodig. Voor CMAI Pro licenties geldt dat je een Power App Premium licentie nodig hebt. Wil je de volledige AI mogelijkheden benutten, dan heb je voor alle CMAI licenties additioneel een Microsoft 365 Copilot licentie nodig.
Kan ik gebruikers toegang geven tot specifieke gegevens?
Ja. in CMAI kun je gebruikers groeperen en daar specifieke rechten aan koppelen. Zo hebben gebruikersgroepen inzicht in de meest relevante gegevens.
Kan ik ook data uit een ander CRM systeem integreren in CMAI?
Dit is mogelijk met CMAI Pro en CMAI Premium. Neem hierover wel vooraf contact met ons op om de (on)mogelijkheden door te nemen.
Ik heb specifieke functionaliteiten voor ogen, kunnen jullie dat ook realiseren?
