Fallstudie
Überblick und Ausrichtung der Straßenverkehrssicherheit
Überschaubare Prozessdigitalisierung innerhalb der gewohnten Microsoft-Umgebung
ProRail arbeitet jeden Tag daran, sichere und zuverlässige Eisenbahnen zu gewährleisten. Um dies aufrechtzuerhalten, müssen die Prozesse klar, überschaubar und einfach zu steuern sein. In einer Organisation mit mehreren Abteilungen und Systemen entstehen schnell Komplexität und Fragmentierung in Prozessen, Informationen und Verantwortlichkeiten.
Daher ist eine digitale Basis erforderlich, die einen Überblick bietet und mit Veränderungen Schritt hält. Ohne diese Basis nimmt die Anpassung von Prozessen unnötig Zeit in Anspruch, schafft Unklarheit über Zuständigkeiten und erhöht das Fehlerrisiko.
Mit CMAI hat sich ProRail für eine Lösung entschieden, die sich nahtlos in die gewohnte Microsoft-Umgebung einfügt und sofort mehr Griff in die Prozesse gibt. So können Teams schneller wechseln, besser zusammenarbeiten und den Überblick behalten, auch wenn sich Prozesse ändern.
Das Ergebnis ist eine Arbeitsweise, die besser auf die tägliche Praxis der Mitarbeiter abgestimmt ist und den Unternehmen hilft, in einem zunehmend komplexen Umfeld die Kontrolle zu behalten.
Warum hat sich ProRail für CMAI entschieden?
Innerhalb von ProRail liefen bereits mehrere Prozesse auf einer Altbestand Plattform. Gleichzeitig kam der Wunsch auf, davon wegzukommen. Wichtige Gründe waren die Lizenzkosten, die Microsoft-First-Strategie und der Bedarf an einer Lösung, die besser mit der bestehenden Microsoft-Umgebung kompatibel ist. Zudem war die Anpassung der Prozesse relativ zeitaufwändig und erforderte spezifisches Wissen, das nicht überall vorhanden war.
Die Zusammenarbeit mit Indocs war naheliegend. Indocs hatte zuvor die bestehende Landschaft aufgebaut und kannte sowohl die Prozesse als auch die Organisation gut. Dies ermöglichte einen gezielten Blick darauf, wie bestehende Lösungen innerhalb der Power Platform und CMAI umgestaltet werden konnten, ohne bei Null anzufangen.
Das Ziel war klar: mehr Kontrolle über die Prozesse und weniger Abhängigkeit von Fachwissen. In der alten Situation lag viel Wissen bei einer begrenzten Anzahl von Personen, was die Umsetzung von Änderungen verzögerte und Risiken mit sich brachte.
Die Neugestaltung der Prozesse innerhalb von CMAI hat ein Umfeld geschaffen, in dem Anpassungen schneller vorgenommen werden können und in dem die Mitarbeiter selbst mehr Anleitung erhalten. Dies schafft eine flexiblere Arbeitsweise, die der Dynamik der Organisation besser entspricht.
Entscheidungsprozesse digitalisieren und neu gestalten
Ein wichtiges Beispiel für die Zusammenarbeit ist der interne Entscheidungsprozess, der als Kernflow bezeichnet wird. In der alten Situation war dieser Prozess als eine große und komplexe Einheit angelegt, die aufgrund von Änderungen der Vorschriften und internen Arbeitsmethoden regelmäßig angepasst werden musste. Dies hatte zur Folge, dass die Umsetzung von Änderungen zeitaufwendig war und es schwierig war, den Prozess geordnet und überschaubar zu halten.
Gemeinsam mit ProRail wurde dieser Prozess als fallgesteuerter Prozess innerhalb von CMAI umgestaltet. Durch die Arbeit mit klaren Vorlagen und separaten Prozessphasen wurde der Entscheidungsprozess in kleinere und besser handhabbare Teile zerlegt. Dadurch entspricht der Aufbau besser der Arbeitsweise der Mitarbeiter in der Praxis.
Die Nutzer beginnen ihre Arbeit mit einer Übersicht über laufende Vorgänge oder mit ihrer persönlichen Aufgabenliste. Sie sehen sofort, welche Maßnahmen erforderlich sind und in welchem Stadium sich ein Vorgang befindet. Ein Zeitstrahl gibt Einblick in den Fortschritt und die Entscheidungshistorie eines Vorgangs, so dass Prozesse aktiv überwacht und angepasst werden können.
Relevante Daten und Dokumentationen werden über Formulare innerhalb der Dynamics-Umgebung erfasst, an die CMAI angeschlossen ist. Da diese mit bestimmten Prozessschritten verknüpft sind, wird eine einheitliche Arbeitsmethode geschaffen. Die Informationen sind zentral verfügbar und für die beteiligten Teams leicht zugänglich.
Wenn ein Schritt abgeschlossen ist, ist er sofort für alle Beteiligten sichtbar. Das sorgt für mehr Transparenz und eine bessere Abstimmung zwischen den Teams. Engpässe werden schneller erkannt und Verzögerungen in Projekten reduziert.
Der modulare Aufbau ermöglicht die gezielte Anpassung von Teilprozessen, ohne alles neu zu gestalten. Dies unterstützt eine flexible Arbeitsweise im Einklang mit organisatorischer Dynamik und sich ändernden Anforderungen.
Stufenweiser Entwurf mehrerer Prozesse
Nach der ersten Analyse wurde mit der Einrichtung von Kernflow begonnen. Während sich dieser Prozess auf die Produktion zubewegte, wurde parallel dazu am Zulassungsverfahren gearbeitet. Kurze Zeit später folgte der Dispensationsprozess, der eng mit der Genehmigung in Teilen verbunden ist. Gleichzeitig wurde intern mehr Eigenverantwortung geschaffen, da ein ProRail-Mitarbeiter begann, an dem Prozess für die Wechselberechtigten zu arbeiten.
Dieser stufenweise Ansatz ermöglichte es, die beste Einrichtung für jeden Prozess zu bestimmen und zu ermitteln, wie diese mit dem Tagesgeschäft zusammenpasst. Änderungen konnten auf kontrollierte Weise eingeführt werden, ohne den Betrieb zu stören.
Ein wichtiges Ergebnis ist, dass ProRail mehr Kontrolle über die Prozesse erlangt hat und weniger abhängig von Fachwissen ist. Wo früher das Wissen bei einer begrenzten Anzahl von Personen lag, können die Teams jetzt die Prozesse selbst anpassen und verbessern.
Bei CMAI konfigurieren die Mitarbeiter Teile der Prozesse selbst. Dies schafft mehr Unabhängigkeit und ermöglicht eine schnellere Umsetzung von Änderungen, ohne dass man sich auf externe Parteien verlassen muss.
Zusammenarbeit mit Blick auf die Zukunft
Nach den ersten Implementierungen arbeitet ProRail gemeinsam mit Indocs an weiteren Verbesserungen und Erweiterungen. Es gibt eine mehrjährige Vereinbarung und eine klare Roadmap mit Optimierungen und neuen Anwendungen.
Das gesammelte Wissen ermöglicht eine schnellere Reaktion auf neue Probleme. Gleichzeitig wächst die Autonomie von ProRail innerhalb der Plattform, so dass die Teams zunehmend selbst Prozesse entwickeln können.
CMAI bildet somit die Grundlage für eine Arbeitsmethode, bei der Übersicht und Orientierung im Mittelpunkt stehen und Prozesse innerhalb der bestehenden Microsoft-Umgebung kontinuierlich verbessert werden können.
Für Organisationen, die mit komplexen Prozessen arbeiten, zeigt diese Zusammenarbeit, was möglich ist: mehr Griffigkeit, schnelleres Umschalten und weniger Abhängigkeit von Spezialwissen.
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