Wanneer heb je case management nodig? 7 signalen dat je proces uit e-mail en Excel is gegroeid
Je herkent het waarschijnlijk. Een aanvraag binnenkomt via e-mail, iemand zet hem op een gedeeld Excel-bestand, een collega pakt hem op, en drie weken later vraagt iemand: waar staat dit ook alweer?
Dat is geen uitzondering. Voor veel teams is dit gewoon hoe het werkt. Maar op een gegeven moment werkt het niet meer goed genoeg.
In deze blog ontdek je 7 signalen die erop wijzen dat je huidige manier van werken niet meer past bij de complexiteit van je proces en wanneer case management interessant wordt.
Niemand weet precies wie iets oppakt
Taken worden toegewezen in een e-mail of mondelinge afspraak. Als die collega ziek is, verdwijnt de context. Verantwoordelijkheid ligt nergens formeel vast.
Goedkeuringen gaan via de mail
Een manager moet iets accorderen, dus stuur je een e-mail. Die raakt onderop de inbox. Je stuurt een herinnering. Intussen staat het proces stil.
Je beantwoordt meer statusvragen dan je wilt
“Hoe staat het ervoor?” Je weet het antwoord niet uit je hoofd. Je moet iemand bellen, een bestand openen of een e-mailthread doorzoeken. Elke keer weer.
Opvolging gaat handmatig
Je houdt bij wanneer iets gedaan moet zijn via een agenda-afspraak, een plaknotitie of een persoonlijke to-do. Zo lang het werkt, werkt het. Tot er iets tussen valt.
Elke case loopt net iets anders
Sommige aanvragen hebben extra stappen nodig. Andere niet. Maar dat verschil zit in het hoofd van de behandelaar, niet in het systeem. Nieuwe collega’s leren het door te vragen.
Rapporteren kost meer tijd dan het oplevert
Wil je weten hoeveel aanvragen er open staan, hoelang ze gemiddeld lopen of waar ze vastlopen? Dan begin je eerst met kopiëren, filteren en optellen.
Groei geeft uitdagingen
Met vijf cases per week red je het nog. Met vijftig niet meer. Het systeem schaalt niet mee, de mensen wel. Dat wringt.
Wat deze signalen gemeen hebben
Ze zijn herkenbaar, ze zijn normaal, en ze zijn oplosbaar. Het gaat niet om grote fouten. Het gaat om processen die organisch zijn gegroeid en nooit formeel zijn ingericht.
Case management is precies bedoeld voor dit soort situaties: kennisintensieve, meerstaps-processen waarbij meerdere mensen betrokken zijn, beslissingen gedocumenteerd moeten worden en status altijd zichtbaar moet zijn.
CMAI is daarvoor gebouwd op het Microsoft Power Platform. Fasering, taakverdeling, goedkeuringen en statusupdates op één plek. Gekoppeld aan Teams, Outlook en SharePoint, zodat je niet buiten je vertrouwde werkomgeving hoeft te stappen.
Hoeveel signalen herken je?
Niet ieder proces heeft direct case management nodig. Maar hoe meer van deze situaties je herkent, hoe groter de kans dat je huidige werkwijze niet meer goed meegroeit.
0–2 signalen
Je proces is waarschijnlijk nog goed beheersbaar met je huidige manier van werken.
3–4 signalen
Er begint structurele frictie te ontstaan. Het kan interessant zijn om te kijken waar meer structuur of automatisering helpt.
5 of meer signalen
Je proces is waarschijnlijk complex genoeg geworden om een meer gestructureerde case-managementaanpak te onderzoeken.
Dit is geen harde score, maar een praktische indicatie.
En wat doet case management dan anders?
Case management brengt de structuur rondom een dossier, aanvraag of verzoek samen.
In plaats van losse taken en automatiseringen kijk je naar het volledige proces: welke fase zit een case in, wie is verantwoordelijk, welke beslissing moet worden genomen en wat moet daarna gebeuren?
CMAI is ontwikkeld voor precies dit soort processen.
Met CMAI bouw je een proces visueel op uit fases, taken, beslissingen, approvals en automatiseringen. Iedere nieuwe case volgt vervolgens die structuur, terwijl teams kunnen zien waar het dossier staat en wat er nog moet gebeuren.
Free trial
Gratis
- 1 gebruiker – 30 dagen
- Integratie met Microsoft 365, Teams en Outlook
- Visual Designer
Premium
Neem contact op
- Integratie met Microsoft 365, Teams, Outlook en meer
- Visual Designer
- Maatwerkopties
Pro
€ 9,99
per gebruiker per maand- Integratie met Microsoft 365, Teams en Outlook
- Visual Designer
Specifications
Overview
CMAI Free Trial is de manier om Case Management AI zelf te ervaren binnen je eigen Microsoft-omgeving.
Je werkt direct met dezelfde functionaliteit als de betaalde varianten en krijgt volledig inzicht in je cases en processen. Zo zie je in korte tijd hoe je overzicht creëert, sneller werkt en betere resultaten behaalt.
De Free Trial is bedoeld voor individueel gebruik en geeft je 30 dagen* de mogelijkheid om CMAI in de praktijk te testen.
Wat je krijgt
- Toegang voor 1 gebruiker – Ideaal om CMAI zelf te verkennen en ervaring op te doen in je eigen omgeving.
- Koppeling met Teams en Outlook – Integreer CMAI eenvoudig in je bestaande workflow.
- Kant-en-klare case templates – Bespaar tijd door repetitieve taken te stroomlijnen.
- Visual Designer – Ontwerp en test eenvoudig je eigen processen.
Wat je nodig hebt
- CMAI Free trial.
- Power Apps Per App Plan of Power Apps Premium licentie.
Om gebruik te maken van AI functies heb je een Microsoft 365 Copilot licentie nodig.
*Let op: Na 30 dagen wordt de Free trial automatisch omgezet naar CMAI Professional, tenzij je tijdig stopt.
Screenshots
Developer:
Indocs
Price:
Gratis
Version:
2026.06.27.1
Last update:
06/07/2026
Available via:
Overview
CMAI Premium is ontworpen voor organisaties die case management willen uitbreiden met diepere integraties in hun IT-landschap. In tegenstelling tot de standaardversie biedt CMAI Premium geavanceerde koppelingen met externe software en platforms, zodat processen soepel samenwerken met bestaande systemen.
Daarnaast blijft het volledig geïntegreerd met Microsoft-tools zoals Teams, Outlook en SharePoint, waardoor gebruikers profiteren van geautomatiseerde workflows zonder ingewikkelde implementatie. Ideaal voor organisaties die verder willen gaan dan standaard Power Platform-functionaliteiten en behoefte hebben aan flexibiliteit en schaalbaarheid in hun integraties.
Wat je krijgt
- Ongelimiteerd aantal gebruikers – Werk samen met verschillende afdelingen en teams binnen jouw organisatie.
- Koppeling met Teams en Outlook – Integreer CMAI eenvoudig in je bestaande workflow.
- Kant-en-klare case templates – Bespaar tijd door repetitieve taken te stroomlijnen.
- Visual Designer – Met de intuïtieve Visual Designer teken je processen in plaats van deze te configureren.
Wat je nodig hebt
- CMAI Premium licentie.
- Power Apps Premium licentie.
Om gebruik te maken van AI functies heb je een Microsoft 365 Copilot licentie nodig.
Neem contact met ons op.
Screenshots
Developer:
Indocs
Price:
Neem contact op
Version:
2026.03.05.1
Last update:
03/05/2026
Overview
CMAI Pro is ideaal voor organisaties met meerdere afdelingen die case management binnen het Microsoft Power Platform willen gebruiken. Het werkt direct samen met Teams, Outlook en SharePoint, zodat gebruikers profiteren van geautomatiseerde processen zonder ingewikkelde implementatie.
Deze oplossing biedt een efficiënte en schaalbare manier om werkprocessen te beheren binnen een vertrouwde omgeving, zonder dat er complexe aanpassingen nodig zijn.
Wat je krijgt
- Zakelijk gebruik van CMAI – Werk samen met verschillende afdelingen en teams binnen jouw organisatie.
- Koppeling met Teams en Outlook – Integreer CMAI eenvoudig in je bestaande workflow.
- Kant-en-klare case templates – Bespaar tijd door repetitieve taken te stroomlijnen.
- Visual Designer – Met de intuïtieve Visual Designer teken je processen in plaats van deze te configureren.
Wat je nodig hebt
- CMAI Pro licentie.
- Power Apps Premium licentie.
Om gebruik te maken van AI functies heb je een Microsoft 365 Copilot licentie nodig.
Screenshots
Developer:
Indocs
Price:
€ 9,99
Version:
2026.03.05.1
Last update:
03/05/2026
Available via:
Werkt CMAI ook zonder Microsoft?
Nee. CMAI is een Microsoft Power App (Model Driven) en ontworpen om optimaal te functioneren binnen het Microsoft-ecosysteem. Het maakt gebruik van Microsoft-technologieën zoals Azure en integraties met Office 365 en Dynamics, waardoor een veilige, efficiënte en volledig geïntegreerde workflows gegarandeerd zijn.
Welke licenties heb ik allemaal nodig?
Per gebruiker heb je in ieder geval de CMAI licentie nodig. Gebruik je CMAI Basic, dan heb je een Power App Per User Plan of een Power App Premium licentie nodig. Voor CMAI Pro licenties geldt dat je een Power App Premium licentie nodig hebt. Wil je de volledige AI mogelijkheden benutten, dan heb je voor alle CMAI licenties additioneel een Microsoft 365 Copilot licentie nodig.
Kan ik gebruikers toegang geven tot specifieke gegevens?
Ja. in CMAI kun je gebruikers groeperen en daar specifieke rechten aan koppelen. Zo hebben gebruikersgroepen inzicht in de meest relevante gegevens.
Kan ik ook data uit een ander CRM systeem integreren in CMAI?
Dit is mogelijk met CMAI Pro en CMAI Premium. Neem hierover wel vooraf contact met ons op om de (on)mogelijkheden door te nemen.
Ik heb specifieke functionaliteiten voor ogen, kunnen jullie dat ook realiseren?
Contactformulier
Neem contact met ons op via het formulier
